27 Mar 2 comentarios ResMedia Sin categoría

Queremos dedicar este artículo a explicar en qué consistirá la dinámica OPEN SPACE programada para el 6 de mayo en la sala INTERMEDIAE de MATADERO (MADRID) a las 11:00 am y animar a las personas que queráis asistir al encuentro podéis a inscribiros mandando Ficha de inscripción VI Encuentro al email: encuentroentusiastas@resmedia.es

¿Qué es un Open Space?

Open Space es una modalidad de evento formativo sin agenda que se puede realizar con grupos desde 10 a 2000 participantes (o incluso más) y tiene una duración muy variada.

La intención del Open Space es que surja el conocimiento grupal para dar respuesta a una pregunta que todos están interesados en responder.openspace

MEDIADORES CONSTRUYENDO SOLUCIONES

El Open Space tratará de resolver una pregunta o una inquietud, formulada en el lema de la jornada.

Con este lema queremos resultar inspiradores para que quepan diferentes enfoques y dé pie a avanzar sobre vías de solución alternativas. Los participantes deben acudir voluntariamente porque se sientan motivados a avanzar sobre las reflexiones que sugiere el lema.

Resulta necesario aclarar que existe una sutil diferencia entre un tema y un lema. El tema define el contenido y el lema es una frase que sugiere una motivación.

Un Espacio Abierto

Para hacer el Open Space dispondremos de una sala lo suficientemente amplia para que todos los asistentes puedan sentarse en uno o varios círculos concéntricos. Una de las paredes de esa sala estará destinada al cuadrante de espacios y contenidos, que se elaborará al principio, durante el mercadillo de ideas. El cuadrante se podrá ver con claridad desde cualquier parte del círculo.

Cuatro Principios y Una Ley

Todos los grupos, para ser eficaces, necesitan tener claras unas pautas de funcionamiento. En la modalidad Open Space estas pautas son tan sencillas como necesarias.

Los Cuatro Principios
  1. Cualquier persona que llegue es bien recibida: cuando la reunión comienza, las personas que han venido son las apropiadas por cualquier razón que hayan elegido venir.
  2. Lo que suceda es lo único que pudo suceder: es mejor no preocuparse por lo que pudo haber sucedido sino centrarse en lo que está ocurriendo ahora.
  3. Cuando se empieza, se empieza: cualquier hora en que se comience es la hora adecuada, el reloj puede inhibir la creatividad y el aprendizaje.
  4. Cuando se termina, se termina: el proceso colectivo y la creatividad tiene sus propios ritmos, a veces se usa más tiempo o menos del que se esperaba.
Una Ley

La Ley de los Dos Pies consiste en que cualquier persona tiene la libertad de moverse de un grupo a otro en cualquier momento del evento. Si alguien está en un grupo donde no encuentra la posibilidad de aprender o contribuir con algo, es responsable de usar sus dos pies para moverse a otro grupo donde crea que sí lo puede hacer.

Los facilitadores deben asegurarse de que los asistentes han comprendido las implicaciones de estas sencillas normas y, por tanto, han captado la esencia diferencial de un encuentro tipo Open Space.

Abejas y Mariposas

Abejas y mariposas open space

Además, resulta útil recordar la relevancia de dos tipos de roles que surgen cuando se pone en práctica la Ley de los Dos Pies: la abeja y la mariposa, cuya contribución es crucial para el éxito del evento.

La abeja puede que ya no esté interesada en el tema que estaba tratando, o bien le apetece participar en otra reunión simultánea, o puede que le guste ir de grupo en grupo para aportar y aprender. La abeja mueve el aire de las salas por las que circula y poliniza con sus ideas el trabajo de diferentes grupos. Por eso nos gustan las abejas.

La mariposa no está interesada en participar en ninguna de las reuniones que se están desarrollando en un momento dado, puede que necesite estar sola para descansar, o necesite tomarse algo, o charlar informalmente con otras mariposas que se encuentra de forma casual. Muchas veces las conversaciones con mariposas pueden ser tan enriquecedoras como cualquier sesión programada, por lo que es recomendable realizar resúmenes de estas charlas cuando sea posible y aportarlas a las actas finales. Por todos estos motivos nos gustan las mariposas.

La Facilitación

El objetivo del facilitador es velar para que nada interrumpa la dinámica creativa del grupo. En esta metodología el facilitador es considerado como alguien externo o, que por tener una posición diferencial dentro del grupo, puede condicionar la dinámica. Por tanto, resulta fundamental que los dinamizadores de un Open Space no participen activamente, sino que se encarguen de la logística, la recogida de conclusiones grupales y de proteger al grupo de intromisiones que puedan ser inhibidoras.

No existirán exigencias de horario hasta el momento del plenario final. No debe existir un horario fijo para la comida porque esto obligaría a cortar la dinámica de los grupos de trabajo. Tampoco controlaremos el cumplimiento de los horarios pactados en el tablón inicial, pues debe ser el grupo quien gestione el tiempo.

Cada grupo de trabajo debe elaborar un pequeño resumen de las reflexiones o el debate surgido, para compartirlo con el resto de participantes. La organización se encargará de centralizar los resúmenes en algún soporte al que todos puedan tener acceso. Esta documentación debe estar disponible para los asistentes en el momento de la ronda final.

La Secuencia

El Open Space se inicia en la sala más grande de que dispongamos. En una de las paredes de esa sala estará ubicado el cuadrante de horarios y espacios para las reuniones, aún vacío de contenido. Las sillas deben distribuirse en círculo en torno al cuadrante.

Después de la bienvenida, explicaremos la dinámica del Open Space para que todos los asistentes comprendan y compartan las normas. Cuando estamos seguros de que se ha entendido las características del evento en que estamos participando, se introduce el tema de la jornada.

Lo siguiente es el Mercadillo de Ideas, en el que propondremos construir entre todos el contenido del cuadrante. Dejaremos rotuladores y post-its e invitaremos a que cualquiera que tenga una propuesta para uno de los tracks se levante, lo “venda” al resto de asistentes (explique qué es exactamente lo que quiere tratar y le ponga un nombre) y lo coloque en el horario y la sala de su preferencia. De esta manera se irá completando todo el cuadrante hasta que no haya más propuestas.

mercadillo de ideas

El Mercadillo de Ideas es un elemento crucial para el éxito de un Open Space, por lo tanto, el facilitador deberá promover la iniciativa de los asistentes y pasar a un segundo plano. En este momento resulta útil abordar la dinámica grupal como si estuviéramos en una lluvia de ideas: no organizaremos el contenido, no juzgaremos las propuestas, ni cambiaremos cosas de sitio. Eso lo haremos al finalizar el mercadillo.

Una vez que no hay más aportaciones pediremos a los asistentes que organicen las diferentes propuestas. Pueden descartar algunas de ellas, pueden unir varias en el mismo track o bien reformular las que les parezca oportuno. En unos diez minutos debería finalizar esta fase. Es importante que recordemos en este momento que cada grupo de trabajo debe elaborar un resumen del trabajo realizado y pasarlo a los organizadores, que lo compilarán junto con el resto de resúmenes de los otros grupos.

A partir de este momento los facilitadores abandonan el espacio grupal y permiten que el grupo se auto organice como mejor considere. Puede que se respeten los horarios y los temas de trabajo o puede que no. El mayor reto para los dinamizadores es no interferir en la dinámica de trabajo, porque “lo que ocurra es lo que tenía que ocurrir”. Confiemos en la motivación y la responsabilidad de las personas que participan y volvamos a la hora del plenario final (que deberá estar visible en el cuadrante).

A la hora pactada comenzará el plenario final en el mismo lugar en que realizamos el Mercadillo de Ideas. En esta reunión se compartirán los resúmenes de los grupos de trabajo, se extraerán conclusiones e ideas fuertes que hayan surgido y se realizará una evaluación de la jornada. Resulta útil incidir en aquellas ideas que lleven a la toma de decisiones o a propuestas de continuidad, sobre todo si estamos haciendo un Open Space corporativo.

Y con esto habrá finalizado nuestro evento.

Conclusión

El Open Space es una poderosa herramienta de trabajo colectivo, porque fomenta la participación horizontal para obtener como resultado unos altos niveles de rendimiento grupal. Desde los años 80′ muchos profesionales han definido y aplicado este método, que sintetizó Harrison Owen en su libro “Open Space Tecnology: A User’s Guide”. En este tiempo ha demostrado ser eficaz en entornos organizacionales, comunitarios, laborales, interétnicos, entre otros.

Es un espacio donde prima la flexibilidad a la hora de abordar los temas que quieran tratarse, y no entiende de barreras ni en el tiempo ni en el espacio para desarrollar cuanto se quiera emprender en dicho espacio.

Es un espacio diáfano, sin obstáculos, lo que facilita el trabajo en equipo, y la colaboración de equipos multidisciplinares. Promueve el intercambio de conocimientos, estrategias, experiencias, resultando una manera óptima para compartir conocimiento.

Desaparecen también las barreras jerárquicas a la hora de plantear el punto de vista de cada participante del Open Space, lo que permite valorar todos los enfoques aportados, contribuyendo a una lectura final mucho más completa. Permite trabajar en equipo aquello que conllevaría múltiples reuniones o envíos de varios correos electrónicos.

Permite fijar igualmente los temas que susciten mayor interés, focalizando en aquellos todas las ventajas anteriormente citadas.

Las ventajas del Open Space son muy variadas, y lo convierten en un elemento esencial para trabajar colectivamente.